許認可申請の無資格代行：社内担当者が代行すると違法か

「うちの総務担当者が許認可申請の書類を作って役所に出しているけど、これって行政書士法違反になるの？」——こうした疑問を持つ経営者・法務担当者は少なくありません。無資格代行のリスクは外部委託だけの話ではなく、社内での手続き対応にも行政書士法が関わってくる場面があります。本記事では、社内担当者が許認可申請を行う場合に違法となる条件と、合法的に対応できる範囲を整理します。

行政書士法が禁じる「無資格代行」とは何か

行政書士法（昭和26年法律第4号）第1条の2および第19条は、行政書士の独占業務を定めています。具体的には、「他人の依頼を受け報酬を得て、官公署に提出する書類を作成すること」が行政書士の専権業務とされており、資格を持たない者がこれを業として行うことは違法です。

ここで重要なのは「他人の依頼を受け」「報酬を得て」という2つの要件です。この2要件が揃って初めて行政書士法上の違反となります。逆に言えば、この要件のいずれかを欠く場合は、直ちに違法とはなりません。

違反した場合の罰則は、行政書士法第21条に規定されており、1年以下の懲役または100万円以下の罰金が科されます。さらに、法人の従業員が違反行為を行った場合は、法人自体も罰せられる両罰規定（同法第23条）が適用されるため、企業コンプライアンスの観点からも見逃せない問題です。

社内担当者が申請を行う場合：「自己の業務」として合法になるケース

行政書士法の規制は、あくまで「他人のために」書類を作成・提出する行為を対象としています。したがって、自社の許認可申請を自社の従業員が行う場合は、原則として行政書士法の規制対象外です。

たとえば、以下のような対応は合法です。

• 総務部の社員が自社の建設業許可申請書類を作成し、都道府県に提出する
• 経営企画部の担当者が自社の補助金申請書を作成する
• 会社設立にあたり、発起人自身が定款や登記関連書類の下書きを作成する（登記申請自体は司法書士業務）

これらは「自己の業務」の範囲内であり、報酬を第三者から受け取るわけではないため、行政書士法上の問題は生じません。

ただし注意が必要なのは、グループ会社や関連会社の申請を本社が代わりに行う場合です。法人格が異なる別会社の書類作成・申請を継続的に引き受け、それに対して何らかの対価（管理費、業務委託費など）が発生する場合は、実質的に「他人の依頼を受け報酬を得て」行っていると解釈される可能性があります。

グループ会社間・業務委託先への申請代行が違法になる条件

実務上でよくある問題がグループ企業内でのシェアードサービスや、親会社が子会社の許認可申請をまとめて処理するケースです。

このような場合、行政書士法違反のリスクが生じる典型的な状況は以下の通りです。

• 別法人の許認可申請書類を継続的に作成し、管理費・業務委託費などの名目で対価を受け取っている
• コンサルティング会社が顧客企業の代わりに役所へ申請書類を提出し、成功報酬を受け取っている
• 司法書士・税理士・社労士などの他士業が、自己の専門業務の範囲外である許認可申請書類の作成を有償で請け負っている

「コンサルティング費用」「顧問料」などの名目であっても、実質的に許認可申請書類の作成対価であれば、行政書士法違反に問われるリスクがあります。名目を変えても実態で判断されるという点は、法務・コンプライアンス担当者が必ず押さえておくべきポイントです。

また、両罰規定により、違反行為を行った従業員だけでなく、法人（会社）自体も罰金の対象となります。「知らなかった」では済まされないため、業務委託契約の内容と実態が一致しているかを定期的に確認することが求められます。

違法リスクを避けるための実務的チェックポイント

社内で許認可申請に関わる業務を行う場合、あるいは外部委託を検討する場合には、以下のチェックポイントを確認してください。

【自社申請の場合】

• 申請者は自社（または自己）の許認可であるか　→ YES なら原則適法
• 作成した書類を別法人に有償で提供していないか　→ していれば要注意

【グループ会社・外部委託の場合】

• 委託先は行政書士資格を持つ者・法人か　→ 許認可申請書類の作成には資格が必要
• 「コンサルティング費用」の実態が申請書類作成の対価になっていないか
• 契約書に「申請書類の作成」が明示されているか、または暗黙的に含まれていないか

【他士業への依頼の場合】

• 税理士・社労士・司法書士などに許認可申請を依頼していないか。それぞれの法律で認められた業務範囲外であれば違法の可能性がある

許認可申請の代行を外部に委託する場合は、行政書士資格を有する者・法人（行政書士法人）に依頼することが、コンプライアンス上の最も安全な選択です。資格の確認は日本行政書士会連合会の公式ウェブサイトで行うことができます。

「うちは社内でやっているから大丈夫」という思い込みが、実はグループ会社間での有償提供や、実態を伴う外部委託を見落とす原因になりがちです。定期的な業務フローの棚卸しと、法務担当者による確認体制の整備が、行政書士法違反リスクの回避に直結します。