許認可申請の無資格代行：複数担当者で分担すると違法か

「担当者を分けるだけ」でも行政書士法違反になるのか

許認可申請の実務において、「書類の収集は総務担当、記入は営業担当、提出は社長」といった形で社内の複数メンバーが役割を分担するケースは少なくありません。あるいは、コンサルティング会社が「コンサルタントが要件整理、アシスタントが書類作成、ディレクターが最終確認・提出」という分業体制を敷いているケースも見られます。しかしこうした業務分担が、行政書士法上の「無資格代行」に該当するリスクがあることはあまり知られていません。

行政書士法第19条は、行政書士または行政書士法人でない者が、業として他人の依頼を受け報酬を得て、官公署に提出する書類を作成することを禁じています。ここで重要なのは、「一人でやったか複数人でやったか」は問われないという点です。分業であっても、結果として「他人の依頼を受け、報酬を得て、官公署提出書類を作成・提出した」という事実が成立すれば、違反になり得ます。

無資格代行が成立する「三要素」と分業の関係

行政書士法違反（無資格代行）が成立するには、一般的に①業として（反復継続の意思）、②他人の依頼を受けて、③報酬を得て、官公署提出書類を作成・提出する、という要素が揃う必要があります。分業の場合、この三要素はチームや組織全体で充足されることになります。

たとえば、コンサルティング会社が顧客企業から建設業許可申請の代行を受任し、複数スタッフで役割を分担して申請書類を完成させ報酬を得た場合、個々のスタッフがどの工程を担当したかにかかわらず、会社として「業として他人の依頼を受け報酬を得て書類を作成した」行為が成立します。行政書士資格を持たない会社・個人がこれを行えば、行政書士法違反となります。

また、「書類作成だけ」「提出だけ」という部分的な関与であっても、一連の申請代行業務の一部を担っていれば違反行為の共同実行と評価されるリスクがあります。刑事法的にも、違反の共謀や幇助が問われる可能性があります。

「自社のための申請」と「他人の依頼」はどう区別するか

行政書士法が規制するのは「他人の依頼を受けて」行う行為です。したがって、自社が申請人となる許認可申請を社内の複数部門で分担して処理することは、原則として規制の対象外です。たとえば、飲食店を運営する会社が自社の営業許可更新を総務部と店長が共同で対応する場合は、「自己のための申請」であり違法にはなりません。

問題になるのは、「外部の顧客・依頼者のために」申請書類を作成・提出するケースです。BtoB支援を行うコンサル会社や、士業サポートを標榜する事業者が、顧客企業の許認可申請を社内で分業しながら引き受ける構図がこれに当たります。「うちは作成だけで提出はクライアントにやってもらう」という説明も、書類作成行為自体が規制対象となるため、免責にはなりません。

また、「無償でやっている」「報酬はコンサルフィーに含まれているだけ」という主張も要注意です。報酬は名目を問わず、申請代行に対する対価として経済的利益が発生していれば該当するとされています。一括のコンサル契約の中に申請代行が含まれている場合も、実質的に報酬を得ているとみなされる可能性があります。

分業体制でのコンプライアンス対策：合法的に関与できる範囲

では、行政書士資格を持たないコンサルタントや企業が許認可申請に関与できる範囲はどこまでか。実務上、合法的に行える業務としては次のものが挙げられます。

①情報提供・アドバイス：「○○許可を取得するにはこういう要件があります」「この書類が必要です」という情報提供や要件説明は、書類作成・提出の代行ではないため規制対象外です。ただし、実質的に申請書の内容を作り込む行為（書類の下書き作成・記入代行）は書類作成とみなされます。

②申請人本人による申請のサポート：クライアント企業の担当者が自ら書類を記入・作成し、提出する場合、コンサルが「この欄はこう書いてください」と横でアドバイスすることは、一般的に許容範囲とされています。ただし、実態としてコンサルが作成の主体となっている場合は違反のリスクがあります。

③行政書士への再委託：許認可申請の書類作成・提出が必要な場合は、登録行政書士に業務を委託し、コンサルはプロジェクト管理や顧客折衝に専念する分業体制が最も安全です。この場合、行政書士が書類作成・提出の主体となるため適法です。

なお、行政書士法第21条の罰則は「1年以下の懲役または100万円以下の罰金」であり、さらに法人の代表者・従業員が違反した場合は法人にも同額の罰金が科される両罰規定（第23条）が適用されます。分業体制で違反が生じた場合、実際に書類を書いた担当者だけでなく、会社組織全体が処罰対象となり得る点は経営者として特に注意が必要です。

許認可申請の代行業務を組織的に行っている、あるいは行う予定がある企業は、現在の業務フローを見直し、行政書士資格者が関与しているかどうかを改めて確認することを強く推奨します。