行政書士法違反を従業員がしたとき会社も罰せられるか

「うちの社員が無資格で許認可申請の書類を作成・代行していた」――そう発覚したとき、会社（法人）はどのような責任を負うのか。行政書士法には両罰規定が設けられており、違反した従業員だけでなく、法人そのものも処罰の対象となりうる。法務・コンプライアンス担当者が押さえておくべきポイントを整理する。

行政書士法が禁じる「無資格代行」とは何か

行政書士法（昭和26年法律第4号）第19条は、行政書士または行政書士法人でない者が、業として他人の依頼を受け報酬を得て、官公署に提出する許認可申請書類の作成・提出手続代理などを行うことを禁じている。これが、いわゆる無資格代行の禁止規定だ。

ここで重要なのは「業として」「報酬を得て」という要件である。単発・無償の手伝いであれば問題になりにくいが、継続的に顧客から料金を受け取りながら、建設業許可や飲食店営業許可、農地転用、在留資格申請などの書類を作成・代行すれば、同条違反となる可能性が高い。行政書士法第21条は、これに違反した者を1年以下の懲役または100万円以下の罰金に処すると定めている。

また、「コンサルタント料」「業務委託料」などの名目で報酬を受け取っていても、実質的に書類作成・代行を担っていれば、名目だけで責任を免れることはできない。報酬の形式ではなく、業務の実態が問われる点に注意が必要だ。

両罰規定とは何か――法人も処罰される仕組み

行政書士法第22条の2は、両罰規定を定めている。法人の代表者または法人の代理人・使用人・その他従業者が、その法人の業務に関して第21条の違反行為をした場合、行為者本人が罰せられるのはもちろん、その法人に対しても100万円以下の罰金刑が科されると規定されている。

つまり、以下のような状況が発生したとき、会社は刑事罰を受けるリスクを抱える。

• 自社の従業員が、会社のサービスの一環として無資格で許認可申請書類を作成・代行し、報酬を得ていた場合
• 会社が組織的に、行政書士資格を持たない外部業者に許認可申請の書類作成を委託し、実質的に顧客への代行サービスとして提供していた場合
• 経営者が知らなかったとしても、業務フロー上それが常態化していた場合

「社員が勝手にやっていた」「自分は指示していない」という言い訳は、両罰規定の前ではほとんど通用しない。法人側が「相当の注意を払っていた」と立証できない限り、原則として法人も処罰対象となるのが両罰規定の趣旨だ。

法人が問われる具体的なリスクシナリオ

実務上、法人が行政書士法の両罰規定で問われる典型的なシナリオを挙げる。

シナリオ①：コンサル会社が補助金・許認可をワンストップ提供
事業再構築補助金やものづくり補助金の申請支援に加え、製造業の許認可（産業廃棄物処理業許可、建設業許可など）の申請書類を同一会社内で作成・提出代行し、まとめて報酬を受領していたケース。補助金申請支援自体は行政書士資格が不要でも、許認可書類の作成代行が含まれれば違法となりうる。

シナリオ②：業務委託先の無資格代行が発覚
自社では書類を作成せず、外部の無資格業者に「業務委託」として許認可申請を丸投げしていた場合。委託先が無資格代行をしていた事実を認識しながら継続していたならば、共謀・教唆として法人の責任が問われる場合がある。

シナリオ③：社内の担当者が「お手伝い感覚」で申請書を作成
顧客から依頼を受けた総務・経理担当者が、「慣れているから」という理由で許認可申請書類を代わりに作成し、業務の一部として処理料金に含めていたケース。本人も会社も「慣例だった」と主張しても、行政書士法の要件を満たす行為であれば違反となりうる。

これらのシナリオで発覚の端緒となるのは、競合他社や行政書士会からの告発、顧客とのトラブル、行政機関への申請書類の審査過程での不審点指摘などである。

コンプライアンス担当者が今すぐ確認すべき社内チェックポイント

行政書士法違反と両罰規定のリスクを回避するために、法務・コンプライアンス担当者が実施すべき社内確認事項を整理する。

①業務フローの棚卸し
自社が顧客に提供しているサービスの中に、許認可申請書類の作成・代行が含まれていないかを確認する。「申請のサポート」「書類の整理・確認」といった名目であっても、実態として書類を作成・代行していれば要注意だ。

②委託先の資格確認
許認可申請に関わる業務を外部委託している場合、委託先が行政書士または行政書士法人であるかを確認する。行政書士証票の提示を求め、その写しを保管しておくことが望ましい。

③社内規程とコンプライアンス研修の整備
「許認可申請書類の作成は行政書士資格者に限る」旨を業務規程に明記し、全従業員に周知する。コンプライアンス研修では、行政書士法の無資格代行禁止と両罰規定についても具体的に説明することが重要だ。

④グレーゾーン業務の法的確認
「これは申請支援なのか、書類作成代行なのか」という境界線が曖昧な業務については、行政書士に相談するか、法令適用事前確認手続（いわゆるノーアクションレター制度）を活用して行政機関に確認することを検討したい。

行政書士法に基づく無資格代行の禁止は、許認可手続きの公正性と国民の権利保護を目的とした制度だ。「知らなかった」「慣例だった」では通用しない以上、会社として組織的にコンプライアンス体制を整えることが、リスク回避の根本的な対策となる。